Excel vs. Power BI: kedy vám stačí tabuľka a kedy potrebujete dashboard

„Máme na to Excel, načo nám je Power BI?" – a hneď vzápätí: „Nemali by sme už konečne prejsť na Power BI?" Obe otázky počúvame pravidelne. Pravda je, že ani jeden nástroj nie je „lepší". Každý je stavaný na iný typ práce a najlepšie firmy používajú oba – každý tam, kde dáva zmysel.

V čom je Excel neporaziteľný

Excel je pracovný stôl: flexibilný, okamžitý a všadeprítomný. Vyniká všade, kde potrebujete s číslami aktívne pracovať – niečo dopočítať, upraviť vstupy, spraviť rýchlu analýzu „čo ak".

• Kalkulačky a modely: cenové ponuky, výpočty marží, plánovanie – zadáte vstupy, výsledok máte hneď.
• Jednorazové analýzy: keď potrebujete dnes odpoveď na dnešnú otázku.
• Evidencie menšieho rozsahu: zoznamy, sledovanie zákaziek, jednoduché prehľady.
• Vstup dát: Excel je stále najprirodzenejšie miesto, kde ľudia dáta zapisujú.

Navyše s nástrojom Power Query zvládne aj Excel automatické načítanie a čistenie dát – takže „automatizovaný report" neznamená automaticky „Power BI".

V čom exceluje Power BI

Power BI je výkladná skriňa vašich dát: interaktívne dashboardy, ktoré si každý preklikáva sám, bez rizika, že niečo pokazí. Silný je najmä vtedy, keď:

• Dát je veľa: státisíce či milióny riadkov, pri ktorých Excel začína „dýchať".
• Zdrojov je viac: fakturácia, banka, sklad, e-shop – dátový model ich spojí do jedného celku.
• Report číta viac ľudí: každý vidí vždy aktuálnu verziu, nikto neposiela súbory e-mailom.
• Potrebujete interaktivitu: filtrovanie podľa obdobia, strediska či zákazníka na pár klikov.

Praktické pravidlo na rozhodnutie

Položte si dve otázky. Prvá: bude s číslami niekto aktívne počítať, alebo sa na ne bude „len" pozerať? Počítanie a vstupy patria do Excelu, pozeranie a rozhodovanie do Power BI. Druhá: koľko ľudí výsledok potrebuje? Jeden-dvaja ľudia si vystačia s excelovským súborom; pri tíme či vedení firmy sa oplatí zdieľaný dashboard.

Najčastejší scenár: Excel a Power BI spolu

V praxi najlepšie funguje kombinácia. Dáta vznikajú v Exceli alebo firemných systémoch, Power Query ich vyčistí a skonsoliduje, a Power BI ich premení na prehľadný dashboard pre tých, ktorí sa podľa nich rozhodujú. Vy tak nemusíte meniť spôsob práce – len na jeho konci pribudne report, ktorý sa aktualizuje sám.

A čo licencie?

Power BI Desktop je zadarmo a na tvorbu aj prezeranie reportov na vlastnom počítači stačí. Platená licencia Power BI Pro je potrebná až vtedy, keď chcete reporty zdieľať s kolegami cez cloud. Pre menšie firmy to znamená, že vyskúšať Power BI nestojí nič – a rozhodnúť sa môžete na základe reálneho reportu, nie prospektu.